Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Kependudukan (SIPAK)

PENDAHULUAN

SIPAK adalah kepanjangan dari Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Kependudukan yang merupakan sebuah aplikasi kependudukan berbasis website untuk mempermudah masyarakat dan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dalam pembuatan dan penerbitan dokumen administrasi kependudukan.

Proses pengelolaan dan pelayanan pendataan dapat dilakukan dengan cara :

1. Reguler
   Dimana terjadi interaksi antara masyarakat dengan petugas dilokasi pelayanan secara langsung. Pengimputan data/informasi, verifikasi dan pemrosesan dilakukan sepenuhnya oleh petugas pelayanan.
2. Online
   Dimana masyarakat dapat melakukan pelayanan terhadap diri sendiri (self service) dari mana pun dan kapan pun, dan berinteraksi dengan petugas secara tidak langsung. Pengimputan data/informasi dapat dilakukan sepenuhnya oleh masyarakat, petugas pelayanan bertugas melakukan verifikasi terhadap data/informasi yang diinput dan data pendukung lain yang diperlukan, dan melakukan proses lanjutan.

KEUNGGULAN

Beberapa keunggulan dari penggunaan dan pemanfaatan aplikasi website SIPAK antara lain adalah :

• Permohonan pembuatan dokumen administrasi, dalam hal ini akta kelahiran, surat keterangan pindah dan akta kematian dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja.
• Pengajuan pembuatan dokumen administrasi kependudukan lebih cepat, sehingga menghemat waktu kedua belah pihak, baik masyarakat maupun pegawai Disdukcapil. Sehingga semakin banyak masyarakat yang dapat terlayani.

FITUR APLIKASI

Fungsi utama dari aplikasi SIPAK adalah sebagai alat bantu bagi Disdukcapil dalam melayani administrasi kependudukan bagi masyarakat :

1. Login Sistem
   Untuk mengajukan permohonan dokumen administrasi, pengguna harus melakukan proses Login terlebih dahulu. Apabila pengguna belum memiliki akun pada website SIPAK, maka pengguna harus mendaftar terlebih dahulu. Sedangkan untuk pengguna lama, dapat langsung login ke dalam sistem.
2. Layanan Kependudukan
   Inti dari aplikasi website SIPAK adalah layanan kependudukan. Adapun jenis – jenis layanan kependudukan yang dapat diakses melalui website SIPAK antara laian akta kelahiran, akta kelahiran tanpa NIK, pindah penduduk serta akta kematian. Berikut ini adalah berbagai fitur dalam layanan kependudukan:
   • Akta Kelahiran
     Digunakan untuk permohonan akta kelahiran bagi bayi atau anak yang sudah memiliki NIK. Dalam menu Akta Kelahiran tersebut terdapat beberapa sub-menu yang berisi formulir sebagai syarat dalam mengajukan akta kelahiran. Adapun formulir tersebut adalah : formulir data bayi/anak, formulir Data Ibu, formulir Data Ayah, formulir Data Pelapor, formulir Data Saksi 1, formulir Data Saksi 2, Formulir Data Administrasi.
   • Akta Kelahiran tanpa NIK
     Digunakan untuk mengajukan permohonan akta kelahiran bagi bayi atau anak yang belum memiliki NIK. Pada dasarnya, formulir yang ada dalam menu Akta Kelahiran tanpa NIK sama halnya dengan menu Akta Kelahiran. Hanya saja karena bayi belum memiliki NIK, maka terdapat tambahan Formulir Data Keluarga.
   • Pindah Keluar
     Digunakan untuk mengajukan permohonan pindah penduduk keluar daerah. Untuk mengajukan permohonan tersebut, penduduk harus mengisi beberapa formulir, diantaranya data keluarga, data kepindahan, data pemohon dan data nama & NIK Anggota Keluarga Pengikut.
   • Akta Kematian
     Fitur Akta Kematian berfungsi untuk mengajukan permohonan Akta Kematian. Adapun formulir yang wajib diisi dalam pengajuan akta tersebut adalah Data Jenazah, Data Ibu, Data Ayah, Data Pelapor, Data Saksi 1, Data Saksi 2 dan Data Administrasi.
3. Pemberitahuan
   Fitur lain yang terdapat dalam website SIPAK adalah fitur pemberitahuan. Fitur ini berfungsi untuk memberitahukan kepada pengguna mengenai progress dari permohonan dokumen administrasi kependudukan. Progress tersebut tidak hanya diberitahukan pada website setelah pengguna melakukan login, namun juga diberitahukan melalui sms ke nomor telepon pengguna.

IMPLEMENTASI

Aplikasi SIPAK adalah aplikasi yang telah teruji dan ready-to-use sehingga Pengguna Sistem dapat langsung menginstal aplikasi tanpa harus melalui tahap pengadaan jasa konsultansi pembuatan lagi. Dalam proses implementasi, kami menyediakan pendampingan penuh untuk menjamin kelancaran implementasi, proses transfer ilmu kepada staff maupun SDM yang mengimplementasikan sistem ini. Dalam masa pendampingan tersebut juga dimungkinkan untuk proses kastemisasi aplikasi yang disesuaikan dengan kebutuhan maupun karakter lokal yang kadang berbeda pada setiap daerah.

Suatu kemandirian dan pemahaman yang dalam mengenai sistem ini merupakan harapan bagi kami guna peningkatan SDM dan kemandirian kerja suatu Pemerintah Daerah. Apabila diperlukan penambahan waktu untuk pendampingan, kami menyediakan staff untuk penempatan sesuai dengan keinginan Pemerintah Daerah.